Πώς να διαχειριστείτε αποτελεσματικά μια απομακρυσμένη ομάδα

Φωτογραφία του Alex Kotliarskyi στο Unsplash

Με την άνοδο των ψηφιακών επιχειρηματιών ήρθε η ανάγκη να έχουμε εικονικές ομάδες. Η εύρεση απομακρυσμένων υπαλλήλων και η είσοδός τους στο πλοίο είναι ένα μέρος της εξίσωσης. Έρχεται λοιπόν ο καιρός να αρχίσει η διαχείριση τους. Πώς διαχειριζόμαστε αποτελεσματικά τις απομακρυσμένες ομάδες; Πώς να σιγουρευτείτε ότι κατανοούν σωστά τις ευθύνες τους και πραγματικά εργάζονται για το τι τους έχει ανατεθεί, αντί να ξοδεύουν τον χρόνο τους αλλού; Τι μπορούμε να κάνουμε για να τους παρακινήσουμε να δουλέψουν καλύτερα και να εμπλακούν, να επικοινωνήσουν συχνά και να γνωριστούν ο ένας τον άλλο; Εδώ είναι μερικές συμβουλές που θα σας βοηθήσουν να βρείτε τις απαντήσεις σε όλες αυτές τις ερωτήσεις και να βελτιώσετε τη διαχείριση μιας ομάδας από οπουδήποτε ο κόσμος:

1. Ενθάρρυνση της διαφάνειας.

Ως διευθυντής και ηγέτης, πρέπει επίσης να οδηγήσετε με παράδειγμα. Δεν μπορείτε να περιμένετε από τους απομακρυσμένους εργάτες σας να ανοίξουν, να γνωρίσουν εσάς και τον άλλον ή να συζητήσετε τα έργα και να μοιραστείτε τη γνώμη τους, αν δεν το κάνετε εσείς.

Να είστε διαφανείς. Πάρτε τους εμπλέκονται σε όλες τις πτυχές της επιχείρησης, μοιραστείτε μαζί τους το όραμα και τους στόχους της εταιρείας, αφήστε τους να αντηχούν με αυτό. Στη συνέχεια, ορίστε σαφείς προσδοκίες, πείτε τους μερικά πράγματα για τον εαυτό σας και αφήστε τους να μιλήσουν για κάτι άλλο εκτός από την δουλειά.

Αυτό συμβαίνει όταν οι εικονικές συναντήσεις είναι χρήσιμες.

2. Κρατήστε τακτικές συναντήσεις.

Αυτή είναι μια από τις προκλήσεις της συνεργασίας με μια απομακρυσμένη ομάδα, καθώς όλοι βρίσκονται σε διαφορετική ζώνη ώρας. Αλλά μπορείτε να το κάνετε.

Ο μόνος τρόπος για να καταλάβετε τι είδους άτομα έχετε στην ομάδα είναι να συναντήσετε τουλάχιστον μια φορά την εβδομάδα και απλά να δημιουργήσετε ένα φιλικό και ειλικρινές περιβάλλον όπου ο καθένας μπορεί να μιλήσει για οτιδήποτε. Σκεφτείτε τον εικονικό καφέ και μάλιστα το αποκαλείτε με αυτόν τον τρόπο.

Υπάρχουν πολλά οφέλη για εικονικές συναντήσεις. Δεν έχει σημασία αν οι απομακρυσμένοι εργάτες ταξιδεύουν, στο σπίτι, σε ένα συνεργαζόμενο χώρο ή σε ένα καφέ. Το θέμα είναι να υπογράψετε το λογισμικό που χρησιμοποιείτε για τέτοιες συναντήσεις και να χαλαρώσετε για την επόμενη μισή ώρα περίπου.

Με την πάροδο του χρόνου, θα συνδεθείτε μεταξύ τους και θα νιώσετε σαν μια ομάδα.

3. Οργανώστε την εργασία σας.

Μια σωστή δομή είναι αυτό που ενισχύει κάθε επιχείρηση. Η διαχείριση των ανθρώπων σε ολόκληρο τον κόσμο χωρίς να γνωρίζετε τι εργάζονται όλοι και ότι έχετε πολλά έργα στα χέρια σας μπορεί εύκολα να μετατρέψει την εργασία σε χάος. Γι 'αυτό πρέπει να δημιουργήσετε διαδικασίες και να εφαρμόσετε συστήματα διαχείρισης έργων, να ορίσετε κανόνες και να τα μοιραστείτε με όλους στην ομάδα.

Για πρώτη φορά, οργανώστε όλα τα δεδομένα, κατηγοριοποιήστε τα και κάντε τα διαθέσιμα σε όλα τα μέλη της ομάδας. Αποφασίστε για το στυλ επικοινωνίας για κάθε κατάσταση. Για παράδειγμα, μπορείτε να στείλετε ηλεκτρονικό ταχυδρομείο για πράγματα που μπορούν να περιμένουν, αλλά μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε ένα δωμάτιο συνομιλίας που είναι ανοιχτό 24 ώρες το 24ωρο, εάν εμφανιστεί κάτι επείγον.

Ορίστε σαφείς προθεσμίες και βεβαιωθείτε ότι όλοι γνωρίζουν τα επόμενα βήματα για το έργο. Αξιοποιήστε τις δυνατότητες συνεργασίας και ανταλλαγής που προσφέρουν τα εργαλεία διαχείρισης έργων, ώστε να μπορείτε να δείτε τι εργάζονται και τι μένει να γίνει.

4. Χρησιμοποιήστε ένα εργαλείο παρακολούθησης χρόνου.

Ένα άλλο πράγμα που χρειάζεστε στο οπλοστάσιό σας είναι ένα εργαλείο παρακολούθησης χρόνου. Αυτός είναι ένας αποτελεσματικός τρόπος για να διατηρείτε τους υπαλλήλους σας σε καλό δρόμο, να ελέγχετε την απόδοσή τους, να ορίζετε σαφείς στόχους και να αυξάνετε την παραγωγικότητα της ομάδας.

Βεβαιωθείτε ότι εισάγετε τη νέα τεχνολογία στην ομάδα σας και αφήστε τους συναδέλφους σας να μάθουν πώς μπορούν να το χρησιμοποιήσουν προς όφελός τους. Πρέπει να καταλάβουν ότι θα τους βοηθήσουν να διαχειριστούν καλύτερα τον χρόνο τους και έτσι να μην χάσουν τίποτα από αυτό, γι 'αυτό είναι μια κατάσταση που κερδίζει.

Το λογισμικό Timesheet θα βοηθήσει τους εργαζόμενους να έχουν επίγνωση του χρόνου που ξοδεύουν για τα καθήκοντά τους, γεγονός που βελτιώνει τη συγκέντρωση και καταπολεμά την απόσπαση της προσοχής. Επίσης, τα εργαλεία εντοπισμού χρόνου εξαλείφουν τον πόνο του ακριβούς υπολογισμού μισθοδοσίας. Ποτέ δεν θα ξεπεράσετε ή δεν πληρώσετε καθένα όταν έχετε ακριβή στοιχεία των εξόδων του χρόνου εργασίας σας.

Το κύριο πλεονέκτημα των ειδικών εργαλείων παρακολούθησης του χρόνου για απομακρυσμένες ομάδες είναι ότι κάθε εργαζόμενος αισθάνεται σαν να είναι υπεύθυνος για το χρόνο τους. Ταυτόχρονα, μπορούν να εντοπίσουν μη παραγωγικές δραστηριότητες και αδύνατα σημεία στις επιδόσεις τους και να κάνουν κάτι γι 'αυτά.

5. Στόχος να δημιουργηθεί μια ισχυρή εταιρική κουλτούρα.

Τελευταίο αλλά όχι ασήμαντο, ο στόχος σας δεν πρέπει να είναι μόνο η ύπαρξη ανεξάρτητης ομάδας, αλλά η οικοδόμηση μιας ισχυρής εταιρικής κουλτούρας. Αυτό μπορεί να συμβεί γνωρίζοντας ο ένας τον άλλον, εργαζόμενοι προς την κατεύθυνση των ίδιων στόχων, σεβόμενοι τον χρόνο του άλλου και εκτιμώντας τις δεξιότητες και τα ταλέντα όλων.

Περίληψη

Η διαχείριση απομακρυσμένων ομάδων είναι δύσκολη: η οργάνωση μιας ουσιαστικής διαδικασίας, η παρακολούθηση των δραστηριοτήτων των μελών της ομάδας και η παρακολούθηση της διαδικασίας εργασίας είναι πολύ πιο δύσκολη από ό, τι σε ένα γραφείο. Ωστόσο, ακολουθήστε μερικούς απλούς κανόνες και θα το κάνετε. Με αυτό τον τρόπο, μπορείτε να έχετε μια ομάδα πιστών, σκληρών και παραγωγικών εργαζομένων που θα σας βοηθήσουν να φτάσετε στο όραμα της εταιρείας νωρίτερα.

Αυτή η ιστορία δημοσιεύεται στην μεγαλύτερη εκδοχή επιχειρηματικού πνεύματος The Startup, Medium, ακολουθούμενη από 317.629+ ανθρώπους.

Εγγραφείτε για να λάβετε τις κορυφαίες ιστορίες μας εδώ.