Πώς να ζητήσετε ανατροφοδότηση χωρίς να δημιουργήσετε χάος

Μια από τις βασικές αρχές της μηχανικής στο Pusher είναι ότι όλοι πρέπει να έχουν ίσες ευκαιρίες να θέσουν ζητήματα και να προτείνουν λύσεις για να τους διορθώσουν. Οι προτάσεις μπορούν να αντιμετωπίσουν ένα ευρύ φάσμα προβλημάτων - από την ονομασία, μέσω προτάσεων χαρακτηριστικών, μέχρι τις λεπτομέρειες εφαρμογής.

Ενώ οποιοσδήποτε μπορεί να προτείνει αλλαγές, η τελική απόφαση ανήκει πάντοτε στον ιδιοκτήτη του αντικειμένου της πρότασης. Συνήθως, είναι ευθύνη των τεχνικών ομάδων. Μπορούν είτε να αποδεχθούν την πρόταση και να την μετατρέψουν σε στοιχείο ενέργειας είτε να την απορρίψουν.

Οι ομάδες μπορούν να απορρίψουν προτάσεις για διάφορους λόγους. Μερικές φορές η λύση είναι λανθασμένη ή προκαλεί άλλα προβλήματα. Μερικές φορές το πρόβλημα είναι ασαφές ή άσχετο. Ακόμη και οι ανώτεροι μηχανικοί δυσκολεύονται μερικές φορές να γράψουν προτάσεις.

Για να βελτιώσουμε τις πιθανότητες επικύρωσης της πρότασης και να εξοικονομήσουμε χρόνο, ζητούμε από τους άλλους να μας δώσουν ανατροφοδότηση. Η επανεξέταση των προτάσεων μπορεί να φαίνεται απλή, αλλά μερικές φορές μπορεί να έχει αρνητικό αντίκτυπο στην ομάδα σας, ειδικά αν δεν έχετε εμπιστοσύνη στον προβληματικό τομέα.

Κατά τη διάρκεια του χρόνου μου ως οδηγού πλατφόρμας στο Pusher, ανέπτυξα ένα σύνολο οδηγιών που με βοηθούν να προτείνω και να εισάγουμε αλλαγές χωρίς να προκαλούμε σύγχυση στην ομάδα.

Αποφύγετε τη μετάδοση του χάους

Η μετάδοση είναι ένας τρόπος διανομής πληροφοριών από ένα έως πολλά μέλη μιας ομάδας. Αν θέλετε να μοιραστείτε κάτι σημαντικό με την ομάδα σας, μπορείτε να στείλετε ένα e-mail, να γράψετε μια ανάρτηση στο εσωτερικό σας blog ή να ρίξετε μια σημείωση στο Slack. Είναι ένα απλό, αλλά πολύ ισχυρό εργαλείο.

Όπως τα περισσότερα εργαλεία και διαδικασίες, δυστυχώς, οι εκπομπές έχουν παγίδες. Μπορεί εύκολα να μετατρέψει τις μικρές προτάσεις σε χαοτικές συζητήσεις.

Το χάος εξέρχεται από αμφιλεγόμενες ιδέες. Μπορούν να προκληθούν από έλλειψη πλαισίου, παρεξήγηση μεταξύ του προτείνοντος και των κριτών ή απλώς ανθρώπινο λάθος. Συμβαίνει σε όλους περιστασιακά.

Οι άνθρωποι αρχίζουν συζητήσεις όταν βλέπουν διαμάχη. Οι συνομιλίες αυτές μπορούν να γίνουν προβληματικές για δύο κύριους λόγους:

1) Πολλοί άνθρωποι εμπλέκονται

Δεν χρειάζεστε μια μεγάλη εταιρεία για να ξεκινήσετε μια μεγάλη συζήτηση. Έχω συμμετάσχει σε αντιπαραγωγικές συνομιλίες με λιγότερους από 10 συμμετέχοντες.

Το πρώτο πρόβλημα που έχω παρατηρήσει με μεγάλες ομάδες είναι ότι οι συνομιλίες χωρίζονται σε παράλληλα θέματα. Τα όρια μεταξύ των αντικειμένων που συζητήθηκαν μπορεί να μην είναι σαφή για τους συμμετέχοντες, προκαλώντας τους ανθρώπους να αναπηδούν μεταξύ των θεμάτων, προσπαθώντας να κατανοήσουν ολόκληρη τη συζήτηση. Για να επανέλθει η συνομιλία σε τροχιά, πρέπει να μετριάζεται και οι μεγάλες ομάδες να είναι δύσκολο να ελεγχθούν.

Οι μεγάλες ομάδες είναι επίσης ανεπαρκείς στο χειρότερο σενάριο όταν η ιδέα είναι προφανώς εσφαλμένη. Ζητώντας από όλους να μας ενημερώσουν για μια λανθασμένη πρόταση είναι μια τεράστια απώλεια χρόνου. Έκανα λάθος αρκετές φορές και σίγουρα θα κάνω λάθη στο μέλλον. Η ελαχιστοποίηση του κόστους παρεξηγήσεων είναι σημαντική για την αποτελεσματική διαχείριση και την ηγεσία.

2) Χρήση λανθασμένου μέσου επικοινωνίας

Οι εταιρείες, ιδιαίτερα στον τομέα της τεχνολογίας, χρησιμοποιούν πολλά κανάλια επικοινωνίας. Συναντήσεις, παρουσιάσεις, e-mail, χαλαρή, η λίστα είναι μεγάλη. Η επιλογή του κατάλληλου μέσου για συζήτηση μπορεί να είναι δύσκολη.

Από την εμπειρία μου, όσο πιο εύκολο είναι να συμμετάσχετε σε μια συζήτηση, τόσο πιο χαοτικό γίνεται. Το Slack λειτουργεί εξαιρετικά σε πολλές περιπτώσεις, αλλά το βρήκα πραγματικά ύπουλη όταν ρωτούσα για ανατροφοδότηση. Οι συζητήσεις σε μεγάλα δημόσια κανάλια τείνουν να είναι ιδιαίτερα αντιπαραγωγικά.

Προσοχή για ήσυχη κακή ευθυγράμμιση

Κάποιες συζητήσεις αποφεύγουν το χάος, αλλά ενδέχεται να δημιουργήσουν προβλήματα. Για πολλούς λόγους, οι συμπαίκτες σας ενδέχεται να μην αντιταχθούν στην πρότασή σας, ακόμη και αν είναι λάθος. Ίσως να (εμπιστεύονται), ίσως φοβούνται να μιλήσουν.

Μια τέτοια πρόταση ενδέχεται να μην προκαλέσει μεγάλη ζημιά, αλλά η επίμονη έλλειψη ανατροφοδότησης αποτελεί πραγματικό κίνδυνο μακροπρόθεσμα. Πρέπει να δημιουργήσετε ένα περιβάλλον που να κάνει τους ανθρώπους να συζητούν άνετα θέματα.

Πώς να ελέγξετε τη ροή ανάδρασης

Υπάρχει ένας τρόπος για την επαλήθευση των προτάσεων με σταδιακό τρόπο, μειώνοντας τη σύγχυση στην ομάδα σας. Η διαδικασία αυτή έχει τρεις πυλώνες:

  1. ξεκινήστε με μικρές, ιδιωτικές ομάδες
  2. ξεκινήστε με αξιόπιστους ανθρώπους
  3. θυμηθείτε τη διαφορετικότητα

1) Ξεκινήστε μικρό

Για να αποφευχθούν σύνθετα πρότυπα επικοινωνίας, η αρχική ομάδα ανατροφοδότησης θα πρέπει να έχει λίγα μέλη. Από την εμπειρία μου, ένας καλός αριθμός είναι μεταξύ 3 και 5 ατόμων. Συνήθως, οι συζητήσεις σε αυτές τις ομάδες είναι παραγωγικές. Σε περίπτωση που οι άνθρωποι αποβιβαστούν, εξακολουθεί να είναι δυνατή η συγκράτηση της συνομιλίας.

Μια άλλη επιλογή είναι η διάσπαση της συζήτησης σε ένα σωρό μικρές, ανεξάρτητες ομάδες. Αυτό περιλαμβάνει συναντήσεις one-to-one ή αποστολή τυφλών αντιγράφων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Οι αμφιλεγόμενες προτάσεις αντιμετωπίζονται καλύτερα ιδιωτικά πρώτα. Οι άνθρωποι με ήσυχες προσωπικότητες τείνουν να είναι πιο ανοιχτοί και σε ιδιωτικές συζητήσεις.

2) Τη σημασία της αξιοπιστίας

Ακόμη και σε μικρές ομάδες, αν επιλέξετε τυχαία άτομα, πιθανότατα δεν θα έχετε καλό σχόλιο. Χρειάζεσαι μια ομάδα που μπορείς να πιστέψεις για να συγκεντρώσεις χρήσιμες προτάσεις.

Από πού προέρχεται η αξιοπιστία; Ψάχνω πάντα για δύο βασικούς παράγοντες:

  1. εμπειρογνωμοσύνη στην περιοχή
  2. τιμιότητα

Τα άτομα με περισσότερες γνώσεις σχετικά με το θέμα που συζητήθηκε έχουν περισσότερες πιθανότητες να κατανοήσουν το πλαίσιο και τις συνέπειες της απόφασης. Ωστόσο, πρέπει να είναι ανοικτά για να θέσουν ζητήματα, διαφορετικά η εμπειρογνωμοσύνη τους δεν είναι πραγματικά χρήσιμη.

3) Διάφορες σκέψεις

Η ελαχιστοποίηση του χρόνου για συμφωνία έχει μια κακή παρενέργεια της δημιουργίας θαλάμων ηχώ. Οι αποφάσεις που βασίζονται στην βραχυπρόθεσμη απόδοση ενδέχεται να μετατραπούν σε τεράστιες υποχρεώσεις μακροπρόθεσμα. Λαμβάνοντας πολλές προοπτικές στη διαδικασία λήψης αποφάσεων βοηθάει στην καταστροφή των σιλό και στην λήψη πιο ενημερωμένων αποφάσεων.

Αναζητήστε άτομα εκτός της ομάδας αποφάσεων πυρήνα. Αν η ομάδα σας προτείνει την αλλαγή, ρωτήστε ένα μέλος διαφορετικής ομάδας για τη γνώμη τους. Εάν εργάζεστε σε μια ομάδα ειδικών ενδιαφερόντων, φέρτε ένα μη μέλος στη συζήτηση. Συχνά, θα αμφισβητήσουν τις βασικές παραδοχές της πρότασης, αποκαλύπτοντας προβλήματα που χάθηκαν από την υπόλοιπη ομάδα.

Εάν η απόφασή σας επηρεάζει άλλες ομάδες, είναι σημαντικό να ζητήσετε από κάποιον που θα πρέπει να προσαρμοστεί στην αλλαγή. Προσπαθούμε να δομήσουμε τις εξαρτήσεις μεταξύ των μηχανικών ομάδων του Pusher ως σχέσεις πελάτη-παροχέα. Για παράδειγμα, οι ομάδες προϊόντων είναι πελάτες της ομάδας πλατφόρμας, η οποία παρέχει κοινόχρηστη υποδομή για αυτούς. Πριν επενδύσουμε χρόνο για την επίλυση ενός προβλήματος για έναν πελάτη, τους ζητάμε τα σχόλιά τους.

Περίληψη

Χρησιμοποιούμε τις οδηγίες που περιγράφονται παραπάνω στην εταιρεία μας για να βελτιώσουμε τη διαδικασία υποβολής προτάσεων για αλλαγές στα συστήματά μας. Συζητώντας πρώτα ιδέες με μικρότερες ομάδες, μπορούμε να εξομαλύνουμε τις ακατέργαστες άκρες των προτάσεων πριν τις εκθέσουμε σε μεγαλύτερα ακροατήρια. Η μείωση του θορύβου μας βοηθά να λαμβάνουμε καλύτερες αποφάσεις και να διατηρούμε το ηθικό όχι μόνο σε ομάδες αλλά και σε ολόκληρη την επιχείρηση.