Πώς να προσθέσετε αυτοματοποίηση στη δουλειά σας

Φωτογραφία από τον Samuel Zeller στο Unsplash

Όταν προσπαθούσα να φτιάξω το έργο μου στην δουλειά μου, συνειδητοποίησα ότι δημιουργούσα πολλά πράγματα από την αρχή. Παρόλο που ήταν απαντήσεις στις ίδιες ερωτήσεις ή απαντήσεις στα ίδια προβλήματα. Όταν είμαστε απασχολημένοι ή υπερφορτωμένοι με τη δουλειά, είναι φυσικό να σταματήσουμε να προσπαθούμε να σκεφτούμε διαδικασίες για να διευκολύνουμε τη δουλειά μας. Σταματάμε να δουλεύουμε έξυπνα. Και νομίζω ότι πρέπει να εργαστούμε σκληρότερα.

Καθημερινά, έχουμε καθήκοντα που κάνουμε ακριβώς το ίδιο. Σας απαντούμε με email. Πρέπει να δημιουργηθεί μια νέα θέση blog. Μια άλλη θέση blog πρέπει να δημοσιευτεί. Πρέπει να προωθήσουμε το περιεχόμενό μας. Υπάρχουν τηλεφωνικές κλήσεις που πρέπει να γίνουν. Όλα αυτά τα πράγματα μπορούν να αυτοματοποιηθούν σε κάποιο βαθμό. Και όχι με την πρόσληψη ενός εικονικού βοηθού, αν και αυτό θα μπορούσε να πάρει πολύ μακριά από το πιάτο σας.

"Ο πρώτος κανόνας οποιασδήποτε τεχνολογίας που χρησιμοποιείται σε μια επιχείρηση είναι ότι η αυτοματοποίηση που εφαρμόζεται σε μια αποδοτική λειτουργία θα αυξήσει την αποδοτικότητα. Το δεύτερο είναι ότι η αυτοματοποίηση που εφαρμόζεται σε μια αναποτελεσματική λειτουργία θα μεγεθύνει την αναποτελεσματικότητα. "- Bill Gates

Γιατί να αυτοματοποιήσετε μια εργασία;

Η απλή απάντηση: να διευκολυνθεί η ζωή και να μειωθεί ο χρόνος που μια εργασία απομακρύνει από πιο σημαντικά καθήκοντα.

Θυμηθείτε πίσω στον κανόνα 80/20; Λέει ότι το 20% της δουλειάς μας παράγει το 80% της παραγωγής μας. Και μόνο το 80% των εργασιών μας παρήγαγε μόλις το 20% της παραγωγής. Εδώ μειώνουμε το 80%, το οποίο μας καθιστά ελάχιστη στην παραγωγικότητα.

Εδώ είναι τρεις τρόποι που έχω αυτοματοποιημένη εργασία για τη μείωση του χρόνου και την αύξηση της παραγωγικότητάς μου:

ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗ ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ

Το κλειδί είναι πιο παραγωγικό και αποδοτικό. Όταν ξεκίνησα να εφαρμόζω αυτή την αρχή στην δουλειά μου, στέλνω απλώς κονσέρβες απαντήσεων σε απαντήσεις μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Σε οποιαδήποτε δεδομένη ημέρα, λαμβάνω ηλεκτρονικό ταχυδρομείο με τα ίδια πέντε έως έξι ερωτήσεις, σχόλια ή ανησυχίες. Απαντώ αυτά σχεδόν πάντα τα ίδια. Και πριν, έγραφα κάθε email από το μηδέν.

Στη συνέχεια, δημιούργησα κονσέρβες απαντήσεων (πρότυπα) για να απαντήσω σε αυτά τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Περίπου ένα μήνα πριν, ένας συνάδελφος χτίστηκε με τις κονσέρβες απαντήσεις μου με προληπτικά κονσερβοποιημένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Είμαστε αναγκασμένοι να κάνουμε πολλές κλήσεις στη δουλειά μας. Αυτό που βρήκε ήταν να πάρει τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε αυτές τις κλήσεις και να αρχίσει να παρακολουθεί τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Άρχισα να κάνω το ίδιο πράγμα και είχα τόσο υψηλό ποσοστό ανταπόκρισης, διατηρώντας το φόρτο εργασίας μου ελαφρύτερο. Τα περισσότερα από αυτά τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου προορίζονται για ενημερώσεις πληροφοριών, τα οποία μπορούμε να αντιγράψουμε και να επικολλήσουμε άμεσα στο λογισμικό φόρτου εργασίας και στη συνέχεια να προχωρήσουμε έναν, δύο ή τρεις μήνες. Αυτό μας εμποδίζει να παρακολουθούμε πιο συχνά.

Εγγραφα

Μια άλλη περιοχή που βρήκα πρότυπα που είναι χρήσιμα είναι στην παραγωγή εγγράφων. Χρησιμοποιώ την ίδια ιδέα για τη σύνταξη αναρτήσεων ιστολογίου ή την ανταπόκριση σε σχόλια. Στην δουλειά μου, δημιούργησα ένα πρότυπο εγγράφου για κάθε πιθανό γράμμα που θα έπρεπε να στείλω. Και όταν βρήκα ένα καινούριο, το δημιούργησα και το έσωσε για χρήση αργότερα.

Και όπως έλεγα, κάνω αυτό το ίδιο πράγμα για σχόλια ή απαντήσεις σε δημοσιεύσεις blog. Εκτός από τις ενημερώσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μου για αναρτήσεις ιστολογίου. Έχω ένα πρότυπο που χρησιμοποιούσα για τα πάντα. Με αυτό τον τρόπο μπορώ να επικεντρωθώ περισσότερο στο περιεχόμενο και τη δομή λιγότερο. Όλα είναι προ-προγραμματισμένα.

Σημείωση Λήψη και διατήρηση αρχείων

Ο τελευταίος χώρος που έχω μειώσει πολύ χρόνο που χάνεται είναι στο σημείωμά μου και την τήρηση αρχείων. Με την εργασία ημέρας σημειώνουμε ό, τι κάνουμε από το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, τις τηλεφωνικές κλήσεις, τις αξιολογήσεις και τη συνομιλία με τη διοίκηση. Και για άλλη μια φορά, έχω ένα πρότυπο για όλες αυτές τις σημειώσεις. Όταν ολοκληρώσω μια εργασία και πρέπει να τη σημειώσω, τώρα προσθέτω μόνο ελάχιστες πληροφορίες.

Όσον αφορά την τήρηση αρχείων, διαθέτουμε ένα πρόγραμμα στην εργασία στο οποίο σαρώνουμε όλα τα έγγραφά μας και διατηρούμε το μεγαλύτερο μέρος της δουλειάς μας. Έχω αρχίσει να το κάνει αυτό στο σπίτι. Όταν λαμβάνω ένα λογαριασμό, αποσπάσω μια φωτογραφία και την ανεβάσα στο Google Drive, το DropBox ή το Evernote. Με αυτόν τον τρόπο έχω μια γρήγορη πηγή αναφοράς για όλα.

Από πού να αρχίσω?

Το κλειδί τώρα είναι να ξεκινήσετε. Ωστόσο, η οικοδόμηση ενός συστήματος για την αποτελεσματικότητα μπορεί να χρειαστεί χρόνος μπροστά. Και αν είστε όπως ήμουν, δεν είχα πραγματικά το χρόνο να οικοδομήσω ένα σύστημα στο σύνολό του. Καταλήξαμε να κάνουμε μια κριτική κατά τη διάρκεια μίας ημέρας εργασίας. Παρακολούθησα όλα όσα έκανα. Στη συνέχεια, βρήκα τα στοιχεία που με έκαναν να μοιραστώ και άρχισα να δημιουργώ ένα σύστημα την ημέρα για κάθε αντικείμενο.

Την πρώτη μέρα, ξεκίνησα με τα πρότυπα για λήψη σημειώσεων. Τη δεύτερη ημέρα, άρχισα να αποθηκεύω τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου απάντησης και στη συνέχεια να τα απλοποιώ ώστε να ταιριάζουν στις περισσότερες καταστάσεις. Και υπερωρίες, έχω προσθέσει σε αυτά τα πρότυπα. Κατόπιν άρχισα να αποθηκεύω τα πρότυπα για τα έγγραφα.

Μετά από μερικές εβδομάδες, είχα σώσει τα πρότυπα πλειοψηφίας. Και τα χρησιμοποίησε καθημερινά για να ολοκληρώσει τόσο πολλή δουλειά. Και άρχισα να βλέπω περιθώριο στη δουλειά μου. Τα αποτελέσματα ήταν σχεδόν στιγμιαία. Η πρώτη εβδομάδα ήταν τραχιά, αλλά τώρα, στις περισσότερες μέρες, ολοκληρώνω το έργο μου μπροστά από το χρόνο.

Αγωνίζεστε ακόμα με την παραγωγικότητα;

Τις τελευταίες εβδομάδες, και τις επόμενες εβδομάδες, εργάζομαι με μια σειρά από δημοσιεύσεις σχετικά με συμβουλές για την παραγωγικότητα. Μπορείτε να βρείτε τις προηγούμενες θέσεις μου σε αυτή τη σειρά:

Εάν χάσατε την τελευταία μου θέση, 10 τρόποι να αξιοποιήσετε στο έπακρο τα διαλείμματα σας, ελέγξτε τα εδώ:

Απαντώ

Μοιράστηκα τρείς τρόπους με τους οποίους έχω αυτοματοποιήσει το προϊόν εργασίας μου, κάνουν αυτές τις φωνές σαν να μπορούσαν να σας βοηθήσουν; Υπάρχουν τρόποι που έχετε αυτοματοποιήσει την εργασία σας; Μοιραστείτε τις με τις παρακάτω απαντήσεις.