Βελτίωση της παραγωγικότητας με τη χρήση ημερολογίων και προσωπικών OKRs

Όλοι θέλουν να γίνουν παραγωγικοί

Όταν ένας μέντορας μου, Navid Nathoo, έκανε την απαίτηση να κάνει ένα πρόγραμμα, σκέφτηκα αμέσως ότι ήταν μια φοβερή ιδέα. Προσωπικά, αισθάνθηκα ότι πάρα πολλές φορές τα πράγματα εμφανίζονται στην καθημερινή ζωή που είναι εντελώς απρογραμμάτιστη. Μερικές φορές οι φίλοι μου θα έκαναν σχέδια τελευταίας στιγμής ή θα χάσω το λεωφορείο μου ή κάτι που με κάνει να μην θέλω πραγματικά να κάνω ό, τι είχα προγραμματίσει. Όπως πολλοί άλλοι, κάποτε προσπάθησα να δημιουργήσω ένα πρόγραμμα και να κολλήσω σε αυτό, αλλά τελικά έπεσα έξω. Ο Navid επιμένει ότι η δημιουργία ενός χρονοδιαγράμματος θα μπορούσε να βοηθήσει στην αύξηση της παραγωγικότητας και να με κρατήσει λογοδοσία και ότι θα έπρεπε τουλάχιστον να το δοκιμάσω, αλλά αυτή τη φορά με κάποιες επαναλήψεις.

Προσπάθεια 1: Πέρασα 3 ώρες δημιουργώντας ένα ημερήσιο πρόγραμμα για το μήνα Μάιο. Προγραμμάτισα κάθε λεπτομέρεια της ημέρας μου, από το βούρτσισμα των δοντιών μου σε φαγητό. Δεν λειτούργησε. Έπεσα μέσα σε λιγότερο από 6 ώρες.

Προσπάθεια 2: Έχω γενικεύσει κάποιες εργασίες στο πρόγραμμά μου και διαγράψα ορισμένες υπερβολικά συγκεκριμένες εργασίες στο πρόγραμμα μου. Αυτή τη φορά κατάφερα να μείνω σε καλό δρόμο για μια μέρα πριν από την πτώση ξανά.

Μέχρι αυτό το σημείο παρατήρησα ένα μοτίβο. τόσο πιο γενικές έκανα τα καθήκοντά μου στο πρόγραμμα μου και ο πιο ευέλικτος χρόνος που πρόσθεσα κάθε μέρα, με κράτησε σε τροχιά για μεγαλύτερο χρονικό διάστημα.

Προσπάθεια 3: Αυτή τη φορά, έκανα το πρόγραμμά μου πολύ γενικό και αισθανόμουν ότι το πρόγραμμά μου δεν μου ωφελούσε ούτε έκανε τίποτα για να με κρατήσει σε καλό δρόμο.

Προσπάθεια 4: Ένιωσα τελικά να φτάσω στην ισορροπία μεταξύ των γενικών και των συγκεκριμένων καθηκόντων και να προσθέσω μια κατάλληλη ποσότητα ευέλικτου χρόνου, αν το χρειαστώ.

Παρατήρησα ότι εάν έπρεπε να ενημερώσω ή να αλλάξω το πρόγραμμά σας κάθε μέρα, είτε ως αποτέλεσμα ξαφνικής αλλαγής των σχεδίων είτε επειδή τα καθήκοντα από την προηγούμενη μέρα πρέπει να ωθηθούν πίσω, ήταν ένα σημάδι ότι το πρόγραμμά μου ήταν πολύ συγκεκριμένο ή απλά δεν έχω αρκετό χρόνο ευελιξίας. Συνειδητοποίησα επίσης ότι ο χρόνος ευφορίας μου έκανε την απόλαυση μου παρωχημένη, γιατί όταν χρειαζόμουν να χρησιμοποιήσω το flex time μου, είναι επειδή σκότωσα πάρα πολύ χρόνο κάνοντας κάτι διασκεδαστικό. Γι 'αυτό έχω διαγράψει όλη μου την απόλαυση, χρησιμοποιήστε τον εναπομείναντα χρόνο μου για την ημέρα ως χρόνος απόλαυσης.

Τότε ήταν λογικό. Παραμένοντας παραγωγικός και σε καλό δρόμο δεν πρόκειται για μικροδιαχείριση, και σίγουρα δεν πρόκειται για την απομάκρυνση των καθηκόντων ελλιπείς ή ανεκπλήρωτες. Πρόκειται για την επίτευξη ισορροπίας μεταξύ γενικών και ειδικών καθηκόντων, μεταξύ προσωπικής και δημόσιας ζωής, μεταξύ απόλαυσης και εργασίας. Πρόκειται για την ευελιξία και την εστίαση, ενώ ταυτόχρονα συμβιβάζεστε για απρόσμενες αλλαγές στη ζωή σας. Στην ουσία;

Η παραγωγικότητα αφορά ισορροπία, ευελιξία και εστίαση.

Θα μπορούσα να επιλέξω να δουλεύω όλη μέρα χωρίς να παίζω. Θα με έκανε πιο παραγωγικό;

Ναί.

Τουλάχιστον τεχνικά. Θα ένιωθα σαν s #!%, Αλλά θα είμαι παραγωγικός. Αλλά ποιο είναι το σημείο να είσαι παραγωγικός; Υποθέτω ότι όπως κάθε άνθρωπος που θα θέλατε την παραγωγικότητα να σας κάνει να αισθάνεστε ευτυχισμένοι, έτσι δεν θα ήταν το παραπάνω μοντέλο αυτοκαταστροφικό; Στο παραπάνω σενάριο, η προκαταρκτική παραδοχή είναι ότι το έργο και η παραγωγικότητα είναι το ίδιο πράγμα. Ο τρόπος που το βλέπω,

Παραγωγικότητα ≠ Εργασία

Θα μπορούσα να εξηγήσω γιατί η επιλογή της σωστής εργασίας θα μπορούσε να αλλάξει αυτό, αλλά αυτό είναι ένα άλλο θέμα. Για να ανακαλύψουμε, η παραγωγικότητα δεν αφορά την εργασία, αλλά την ισορροπία. Η εξισορρόπηση της δουλειάς σας και του παιχνιδιού αποτελεί ήδη ένα βήμα προς την παραγωγικότητα. Το περιουσιακό στοιχείο που ζευγνύει καλά με ισορροπία είναι ευελιξία Όπως και αυτός ο περιστρεφόμενος περιστρεφόμενος τροχός.

Τι γίνεται με την ευελιξία; Εάν πρόκειται να είμαι ευέλικτος γιατί να ασχολούμαι με τη δημιουργία ενός προγράμματος;

Η ευελιξία δεν σημαίνει την υπεξαίρεση των ευθυνών ή την αδυναμία σας για να πιέσετε συνεχώς τα καθήκοντά σας σε μεταγενέστερο χρόνο. Θεσω απλα,

Ευελιξία ≠ Αδυναμία

Η ευελιξία σημαίνει να είναι σε θέση να αντιμετωπίσει και να αντισταθμίσει μια αλλαγή στη ζωή σας.

Όταν δεν απαιτείται να είστε ευέλικτοι, θα πρέπει να ασκείτε αυτοσυγκράτηση και να παραμείνετε συγκεντρωμένοι.

Η εστίαση, σε συνδυασμό με την ισορροπία και την ευελιξία, η δυνατότητα να κάνετε μεγέθυνση στις μικρές λεπτομέρειες ή να σμικρύνετε για να τραβήξετε τη μεγαλύτερη εικόνα. Η εστίαση, και επομένως η παραγωγικότητα, γίνεται δυνατή με την κατανόηση του εαυτού σας. τι θέλετε, γιατί το θέλετε, πώς εργάζεστε, τις προκαταλήψεις σας κ.λπ.

Κατά τη δημιουργία ενός χρονοδιαγράμματος, η εστίασή σας θα πρέπει να είναι ολιστική, αλλά κατά την εκτέλεση των εργασιών στο χρονοδιάγραμμά σας, η εστίασή σας πρέπει να μεγεθυνθεί. Αυτό λέγεται, η εστίαση δεν είναι να καθίσετε και να εργαστείτε στο ίδιο πράγμα για 6 ώρες, αλλά αυτό είναι που δουλεύει για σένα, τότε χτυπάς τον εαυτό σου έξω. Αυτό που έχω βρει, είναι αυτό

Focus ≠ Assiduity

Το Focus σημαίνει να είστε εκ προθέσεως σε ό, τι κάνετε και να παραμείνετε αιχμηρός, προσεκτικός και σε εγρήγορση για να μεγιστοποιήσετε την παραγωγικότητά σας. Πολλές μελέτες, άρθρα και απόψεις όπως αυτό διαπιστώνουν ότι η εστίαση σχετίζεται με τον ύπνο, ο οποίος με τη σειρά του συσχετίζεται με την παραγωγικότητα.

Δεν ανέφερα τίποτε σχετικά με το χρόνο.

Οι περισσότεροι άνθρωποι συνηθίζουν να σκέφτονται ότι η παραγωγικότητα μοιάζει με κάτι τέτοιο

  1. Εργασία / Χρόνος = Παραγωγικότητα
  2. Focus * Ενέργεια * Χρόνος = Παραγωγικότητα
  3. Έξοδος / Εισροή = Παραγωγικότητα

Το τελευταίο δεν ισχύει καν για τους ανθρώπους.

Νομίζω ότι είναι σημαντικό να θυμόμαστε ότι ο χρόνος είναι σχετικός, τόσο κυριολεκτικά όσο και μεταφορικά. Γιατί αλλιώς θα φαινόταν ότι οι καλές εποχές πετούν γρήγορα, ενώ οι βαριεσμένοι ή κακοί χρόνοι φαίνεται να διαρκούν εξαιρετικά μακρύς; Έχοντας αυτό κατά νου, θα είναι ευκολότερο να δεχτούμε ότι δεν μπορούμε να κάνουμε τίποτα για να σταματήσουμε το χρόνο από το να με αφήσουμε στη σκόνη και έτσι η παραγωγικότητα δεν πρέπει να έχει καμία σχέση με το χρόνο, διαφορετικά κινδυνεύουμε να χάσουμε την παραγωγικότητα καθώς χάνουμε χρόνο. Σε μια γραμμή, η παραγωγικότητα δεν είναι συνάρτηση του χρόνου. Είναι μια λειτουργία του κράτους σας.

Τα επίπεδα παραγωγικότητας δεν θα πρέπει να ποσοτικοποιηθούν μαθηματικά, ειδικά αν μιλούν από την άποψη της προσωπικής παραγωγικότητας. Η παραγωγικότητα είναι τελικά το συναίσθημα της εκπλήρωσης και όλοι αισθάνονται ότι εκπληρώνονται σε διαφορετικά επίπεδα. Το αφεντικό σας θα μπορούσε να πιστεύει ότι έχετε κάνει πολύ λιγότερο από ότι αισθάνεστε σαν να έχετε τελειώσει.

Εκτός από ένα πρόγραμμα, ανακάλυψα πρόσφατα την τεχνική παραγωγικότητας του OKR. Ουσιαστικά, η τεχνική OKR χωρίζει όλες τις εργασίες σας σε δύο τμήματα:

  1. Στόχοι
  2. Βασικά αποτελέσματα

Η ιδέα των στόχων είναι απλή. οι στόχοι συχνά δίνονται από ανώτερους σε υψηλότερη θέση. Αλλά για τους σκοπούς της αυτορρύθμισης, διαπίστωσα ότι οι στόχοι είναι ουσιαστικά τα μεγάλα επιτεύγματα ορόσημο στη ζωή. Αυτά θα διαφέρουν από άτομο σε άτομο, αλλά μερικά από αυτά περιλαμβάνουν

  1. Διατηρήστε το 80% του μέσου όρου του πρώτου 6 (Για το U του Waterloo υπό όρους)
  2. Χτυπήστε το 10% σωματικού λίπους στα 140 κιλά
  3. Πάρτε αμειβόμενη εργασία ή πρακτική άσκηση

Υπολογίζω ότι οι στόχοι χρειάζονται 1 - 3 μήνες για να ολοκληρωθούν, αλλά αυτό προϋποθέτει ότι έχω κάτι να με κρατήσω υπεύθυνο και να προχωρήσω προς εκεί.

Εκεί εισέρχονται τα Βασικά Αποτελέσματα.

Βασικά αποτελέσματα είναι ουσιαστικά τα βήματα προς την επίτευξη ενός στόχου. Για παράδειγμα, εάν ήθελα να διατηρήσω ένα μέσο όρο άνω των 6% για το 80%, θα έπρεπε να φτάσω καλά στο CPT (Data Mining Performance Task). Για να πετύχω καλά στο CPT μου, θα πρέπει να κάνω μια κατάστρωμα παρουσίασης βόμβας @ $$. έτσι αυτό είναι το βασικό μου αποτέλεσμα. Για να φτιάξετε ένα πραγματικά καλό κατάστρωμα παρουσίασης. Ή ας πούμε ότι ο στόχος μου είναι να βρω δουλειά. Για να βρω μια δουλειά θα πρέπει να υποβάλω αίτηση, και έτσι συμπληρώνοντας τις αιτήσεις εργασίας είναι τα βασικά μου αποτελέσματα. Τα βασικά αποτελέσματα λαμβάνουν ένα εκτιμώμενο μέσο όρο 3 ημερών που πρέπει να σημειωθεί.

Το έχω πει πριν, αλλά μισώ να καθίσω και να δουλεύω για το ίδιο πράγμα για περισσότερο από 5 ή 6 ώρες. Τις περισσότερες φορές διακόπτω σε αυτές τις 5 ή 6 ώρες ούτως ή άλλως. Η εξάπλωση των KRs σε διάστημα δύο ημερών διατηρεί επίσης τις ιδέες και τη νοοτροπία φρέσκες και δεν αισθάνεται υπερβολική.

Ο διαχωρισμός των στόχων από τα βασικά αποτελέσματα με κάνει να αισθάνομαι ότι κάθε βασικό αποτέλεσμα που ολοκληρώνω με φέρνει ένα βήμα πιο κοντά στην ολοκλήρωση ενός στόχου. Αυτό βελτιώνει σημαντικά την παραγωγικότητα μου. Κρατώ το Os και το KRs σε δύο ξεχωριστά checklists στο Keep. Έδεσα το πρόγραμμά μου και τις λίστες ελέγχου OKR, ορίζοντας ένα μέρος της ημέρας που εργάζομαι σε KRs γενικά, όχι συγκεκριμένα KRs, επειδή τα ΚΡ συνήθως ελέγχονται από τη λίστα μου σχετικά γρήγορα. Κρατώντας το γενικό σημαίνει επίσης ότι θα μπορούσα να δουλέψω σε οποιοδήποτε KR που νιώθω την εποχή και για όσο χρονικό διάστημα θέλω, διατηρώντας παράλληλα τη μέγιστη παραγωγικότητα επειδή ο σκοπός κάθε KR είναι να οδηγήσει σε ένα O.

Οι OKRs λειτούργησαν τόσο καλά και τους έδεσα στους στόχους της ζωής μου / λίστα κουβάδων, έτσι ώστε οι KRs> Os> LGs. Πολλές εταιρείες δισεκατομμυρίων δολαρίων όπως το Google, η Intel και το Twitter έχουν υιοθετήσει τις OKRs ως μέρος της ηγετικής και αναπτυξιακής τους στρατηγικής.

Ορισμένες εταιρείες που χρησιμοποιούν OKRs

Κοίταξα σε αυτό και αποδεικνύεται ότι υπάρχουν πολλά μεγάλα αποτελέσματα και υποστήριξη από ιστότοπους όπως αυτό.

Βασικές τακτικές

  1. Ένα χρονοδιάγραμμα, που έγινε σωστά, είναι η διαφορά μεταξύ παραγωγικής και σκληρής εργασίας
  2. Η παραγωγικότητα αφορά ισορροπία, ευελιξία και εστίαση
  3. Οι OKRs είναι ένας πολύ καλός τρόπος διαχωρισμού του "Πού θέλω να είμαι;" από το "Πώς μπορώ να φτάσω εκεί;", κρατώντας παράλληλα σας παραγωγική και υπεύθυνη.

Μέχρι στιγμής, αυτό το πρόγραμμα και το πράγμα OKR έχουν ενισχύσει την παραγωγικότητά μου, με αποτέλεσμα να αισθάνομαι σαν να επιτύχω στόχους και να με κρατήσω υπεύθυνοι για τους στόχους μου. Αναμένω ότι θα πρέπει να κάνω περισσότερες επαναλήψεις καθώς αλλάζει η ζωή μου, οπότε δεν μπορώ να περιμένω να δούμε πού πηγαίνει αυτό.