Ομάδα τεκμηρίωσης: Πώς να αναθέσετε εργασίες

από το ClickHelp - το καλύτερο εργαλείο δημιουργίας βοήθειας

Ήρθε η ώρα να αποδεχτείτε τα γεγονότα: δεν μπορείτε να το κάνετε μόνοι σας. Ως εξειδικευμένο και προσανατολισμένο στην εργασία, όπως μπορείτε να είστε, η υπερπλήρωση πολλαπλών έργων ταυτόχρονα μπορεί να σας επηρεάσει. Πρέπει να αφήσετε άλλους να σας βοηθήσουν και να πάρετε κάποια πίεση από τους ώμους σας.

Ωστόσο, η ανάθεση καθηκόντων δεν είναι τόσο απλή όσο μπορεί να ακούγεται. Πρέπει να βρείτε τον τέλειο τεχνικό συγγραφέα για τη δουλειά, έτσι ώστε το αποτέλεσμα να είναι κατ 'εξοχήν. Για παράδειγμα, εάν πατήσετε για λίγο χρόνο, αναζητήστε τον συγγραφέα με το χαμηλότερο φόρτο εργασίας και την πιο γρήγορη ταχύτητα εργασίας.

Αλλά, το πιο σημαντικό, πρέπει να αποφύγετε να πέσετε σε μία από αυτές τις δύο παγίδες: μικροδιαχείριση ολόκληρης της διαδικασίας τεκμηρίωσης χρήστη ή αποτυχία να εποπτεύσετε σωστά την ομάδα σας.

Αυτό το άρθρο θα σας διδάξει πώς να αποφύγετε να πιάσετε σε ένα από αυτά τα σενάρια.

Η βάση της αντιπροσωπείας

Πρέπει να μάθετε πώς να εκχωρείτε σαφή καθήκοντα στην ομάδα σας, να εκφράζετε τις προσδοκίες σας και να ορίζετε προθεσμίες. Πρέπει επίσης να εφαρμόσετε ένα σύστημα παρακολούθησης που σας επιτρέπει να δώσετε αυτονομία στο άτομο που ολοκληρώνει την εργασία, ενώ εξακολουθείτε να είστε σε θέση να την επιβλέπετε.

Μην πάρετε όμως την λανθασμένη ιδέα. Εξακολουθείτε να είστε μέρος της διαδικασίας εργασίας και πρέπει να είστε διαθέσιμοι για την ομάδα σας σε περίπτωση που προκύψει κάποιο ζήτημα. Η τεκμηρίωση των χρηστών μπορεί να πάρει πολύ σύνθετες φόρμες, ανάλογα με το θέμα ή την πρόθεση πίσω από το περιεχόμενο, οπότε είναι πολύ πιθανό να πρέπει να αναθέσετε δύο ή περισσότερα άτομα σε αυτό το συγκεκριμένο έργο.

Είναι πολύ σημαντικό για έναν διευθυντή να γνωρίζει ποιες είναι οι δυνατότητες της ομάδας του. Δοκιμάστε να χρησιμοποιήσετε την ανάρτηση ιστολογίου σε βασικές δεξιότητες για τεχνικούς συγγραφείς για να αναλύσετε τη δική σας ομάδα. Είναι πάντα χρήσιμο να κρατήσετε αυτήν την εικόνα στο μυαλό κάποιου.

Τα πέντε βήματα της αντιπροσωπείας

Εδώ είναι μερικά πράγματα που μπορούν να σας βοηθήσουν να χαλαρώσετε τη διαδικασία ανάθεσης και να αποφύγετε τυχόν ταλαιπωρία.

  • Οι αναθέσεις είναι ατομικές: Όταν λέτε στην ομάδα σας τι πρέπει να κάνουν, είναι πιο αποδοτικό να αναθέσετε κάθε εργασία σε ένα άτομο απευθείας και να ελέγξετε αν ο καθένας βρίσκεται στην ίδια σελίδα. Παρέχετε σαφείς και ακριβείς οδηγίες, ώστε να μπορούν να ολοκληρώσουν τα καθήκοντά τους. Για παράδειγμα, ένα άτομο είναι υπεύθυνο για τη σύνταξη νέων θεμάτων, ένα άλλο για τη δημιουργία βίντεο φροντιστηρίων κ.ο.κ.
  • Δώστε τους τη μεγαλύτερη εικόνα: Είναι πάντα πιο εύκολο να εργαστείτε σε κάτι αν ξέρετε ποιοι είναι οι στόχοι. Ειδικά όταν μιλάμε για ένα σύνθετο καθήκον όπως η δημιουργία μιας βάσης γνώσεων, κάθε μέλος της ομάδας θα πρέπει να γνωρίζει τα αποτελέσματα που πρέπει να αποδώσει.
  • Δώστε προθεσμίες και ακολουθήστε τους: Είναι πολύ σημαντικό να πείτε στην ομάδα σας από την αρχή πόσο χρόνο μπορούν να εργαστούν σε κάτι. Εξηγήστε τη σημασία της έγκαιρης παράδοσης των εργασιών τους σε συσχετισμό με άλλες διαδικασίες της επιχείρησής σας.
  • Χρήση αναφορών Περιοδικά: Όταν αναθέτετε, δεν συμμετέχετε ενεργά στην ολοκλήρωση κάθε εργασίας, αλλά πρέπει να έχετε μια αίσθηση του τι συμβαίνει. Ο καλύτερος τρόπος για να γίνει αυτό είναι να ζητήσετε από τα μέλη της ομάδας να παρέχουν αναφορές σχετικά με την κατάσταση εργασίας τους. Ως εκ τούτου, μπορείτε να έχετε μια επισκόπηση της διαδικασίας και να παρέμβετε όποτε χρειάζεται, επιτρέποντάς σας έτσι να παραμείνετε στο σχέδιο τεκμηρίωσης.
  • Πείτε τους πώς μπορούν να επικοινωνήσουν μαζί σας: Ιδανικά, μια εβδομαδιαία συνάντηση δεν πρέπει να είναι η μόνη ευκαιρία που η ομάδα σας παίρνει να αλληλεπιδράσει μαζί σας. Πρέπει να γνωρίζουν ότι σε περίπτωση που προκύψει κάτι, μπορούν γρήγορα να σας κρατήσουν.

Είναι απαραίτητο να αναφέρουμε ότι η διατήρηση των περισσότερων από αυτές τις πληροφορίες σε ένα μέρος είναι μια μεγάλη ιδέα. Λοιπόν, σκεφτείτε να δημιουργήσετε ένα σχέδιο τεκμηρίωσης για να δώσετε στους υπαλλήλους κάτι στο οποίο θα αναφερθώ

Δώστε επιπλέον προσοχή στο περιβάλλον εργασίας σας - βεβαιωθείτε ότι έχετε όλα τα κατάλληλα εργαλεία για καλύτερη και ταχύτερη μεταβίβαση. Πολλά εργαλεία δημιουργίας βοήθειας περιέχουν λειτουργίες που βελτιώνουν τη ροή εργασίας της ομάδας και επιτρέπουν πιο αποτελεσματική αποστολή εργασιών, όπως ακριβώς και οι λειτουργίες ομαδικής εργασίας στο ClickHelp.

Είναι για την εμπιστοσύνη

Η αντιπροσωπεία δεν σημαίνει ότι ο διαχειριστής δεν εργάζεται σε τίποτα. Έχει περισσότερο σχέση με το τελικό αποτέλεσμα.

Υπάρχει ένα επίπεδο εμπιστοσύνης που πρέπει να υπάρχει μεταξύ των εξουσιοδοτών και της ομάδας τους. Καμία τεχνική διαχείρισης δεν μπορεί ποτέ να την αντικαταστήσει.

Καλή τύχη με την τεχνική σας γραφή!
Ομάδα ClickHelp

Δημοσιεύθηκε αρχικά στο clickhelp.co.